(Noch) Mehr gewuppt bekommen?

Mal ehrlich: wir alle sind schon einmal in Arbeit nachgerade ertrunken und haben dabei den Überblick über die Aufgaben verloren, die gerade um unsere Aufmerksamkeit buhlten. Und viele von uns wissen: je länger dieser Zustand anhält, desto schwieriger ist ihm beizukommen.

Als in erster Linie an Personen orientierter Charakter bekenne ich mich solcher lapsus (jawohl – mit langem U, bitte)  wohl in besonderem Maße schuldig. Aufgabenorientierten Personen fällt es sicher leichter, Aufgaben zu erledigen und bestimmte Zielvorgaben einzuhalten. Doch unmöglich ist das auch für personzentrierte Individuen nicht, wie ich inzwischen weiß. Denn: über die Jahre habe ich einige Strategien von den Checklisten-Freaks um mich herum abgeschaut, die helfen, Aufgaben effektiv zu erreichen und (selbst- und fremdgesteckte) Ziele zu erreichen. Mit folgenden fünf einfachen Strategien lässt sich mehr erreichen:

1. Auf das konzentrieren, was erreichbar ist

Für manche mag es schwer sein, das zuzugeben, aber: man selbst ist nicht für alle möglichen Aufgaben die beste Ansprechpartnerin – denn manche Aufgaben verlangen andere Erfahrungen, Kenntnisse und Fertigkeiten, als die, die man selbst mitbringt (oder eben gerade nicht). Daher: wenn ich etwas zu tun habe, was einer anderen Person aufgrund ihrer Kenntnisse oder Fertigkeiten viel weniger Zeit kostet als mich, versuche ich zu delegieren und – wenn nötig – Kolleginnen zu befähigen, die Aufgabe effektiver zu erledigen, als ich es selbst kann. Das schafft mir Freiraum mich auf das zu konzentrieren, was ich selbst zu leisten im Stande bin (oder worauf ich wirklich Lust habe) .

2. Priorisieren

Aufgaben, die erreichbar sind, wollen priorisiert werden. In einem System / einer Organisation / einer Einrichtung geht das am besten anhand der geltenden Mission, Werten und der strategischen Planung. Aufgaben, die nichts mit alledem zu tun haben, landen – wenn überhaupt – weit unten auf der To Do-Liste.

3. Einfaches zuerst

Einfache Aufgaben werden zuerst erledigt. Würden wir hier vom Autofahren reden, wäre es wohl wie ein Hybridfahrzeug nur mit dem Elektromotor zu beschleunigen: ich komme in Fahrt und wenn man sich dabei einen Raum mit anderen teilt, motiviert dieses Vorgehen auch oft andere zu eigenem Handeln. Man kommt leichter in den “Flow” (Cshikszentmihalyi). Bei manchen Aufgaben habe ich dabei bereits die Erfahrung gemacht, dass andere gerade n dieser Phase gern ihre Hilfe anbieten. Ob es daran liegen mag, dass man merkt, wenn sich positive Veränderung einstellt und daran beteiligt sein möchte?

4. Ungeliebtes nicht zu lange aufschieben

This one’s a biggie. Und ehrlich: hieran scheitere ich am ehesten. Es lohnt sich, die Aufgabenstellung zu sichten, die widerlichsten Posten zu identifizieren und sie baldmöglichst anzugehen. Wenn ich das nicht tue, saugen sie mich alsbald aus. Schaffe ich sie aber schnell aus dem Weg, habe ich wieder Zeit für Aufgaben, die mir wirklich Spaß machen.

5. Wer konzentriert und gut arbeitet, darf auch während der Arbeit Spaß haben

Schon vor Jahren habe ich jemanden aus der Industrie zu einem Unikollegen sagen hören: “Wenn wir so viele Überstunden machen würden wie du, säße uns schnell ein Vorgesetzter im Nacken, weil man dann man schauen müsste, wie wir unsere Zeit verbringen.” Seitdem kontrolliere ich mich da lieber selbst. Mein Vater pflegte den Spruch: “Wenn die Arbeit da ist, muss sie gemacht werden.” und das tue ich möglichst intelligent und mit Nachdruck. Das vermindert nicht nur meinen eigenen Stress, sondern verbessert auch das Arbeitsklima um mich herum.

Ist die Liste unvollständig? Ergänzungen nehme ich gerne in den Kommentaren entgegen.

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